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Organizándome

Normalmente, para organizarme, utilizo algunas técnicas de coaching que me enseñó Jero. Estas técnicas son sencillas y efectivas. Tanto, que las suelo utilizar también en mis sesiones de padrinaje de PAI de mis niñ@s de los scouts. Y puede que a alguien más les sean útiles. Por supuesto, no me he quedado bien con lo que Jero me enseñó, y he añadido variaciones a todo lo que aprendí 😛

Los que me conocen saben que cumplo la definición a medias de Asperger. Vivo en un caos ordenado (vivía, @darkblue no me da demasiada cancha en este asunto) y, para la organización, soy muy cuadriculado. Que el smartphone añadiera un calendario con sincronización automática al calendario de Google hizo que hace unos años mi nivel de ansiedad natural y mi necesidad de ir pegado a una libreta disminuyeran radicalmente. Y por ende también disminuyó la ansiedad de los que viven a mi alrededor.

Cuando llevamos un ritmo de vida como el que llevamos, de no parar entre semana, y de querer aprovechar al máximo los fines de semana aprovechando también para adelantar cuestiones de trabajo, la organización se hace imprescindible. Para poder hacerlo bien, en la fase inicial necesitamos:

  • Un paquete de post-its (en su defecto, una pizarra) la primera vez
  • Un reloj

La técnica es una conjunción entre la técnica pomodoro (trabajar en ciclos cortos estipulados sin que nadie te moleste), scrum (de donde tomamos los contextos), GTD (getting things done, de donde tomamos el hacer una lista de cosas pendientes) y un poquito de coaching (necesitamos disciplina personal).
Y ahora, a trabajar.

  • Paso 1: Apuntar en post-its qué queremos/necesitamos hacer
  • Paso 2: Ordenarlo por contextos (internet, casa, etc)

> Si tenemos «revisar el correo», «mirar el twitter» y «recoger la cocina», los dos primeros van en el contexto internet y el tercero en casa.

  • Paso 3: Ordenar los post-its por contextos (así hacemos todas las cosas relacionadas juntas para no perder el foco o separadas si son tareas muy pesadas)
  • Paso 4: Quedarnos sólo con los importantes
  • Paso 5: Asignarle a cada uno 15 minutos para realizarlo

No te preocupes por dejar cosas fuera. Ésta es la fase inicial. A medida que te vayas haciendo con el sistema podrás ir aumentando la cantidad de tareas casi sin darte cuenta, así como eliminar las terminadas o que tuvieran un tiempo concreto de realización (por ejemplo, poner lámparas –cuando no hay más lámparas que poner, se elimina de la lista–).

15 minutos parecen poco, y en la primera semana lo son, pero después poco a poco todo esto se va optimizando casi sin querer. La técnica pomodoro estipula ciclos de trabajo de 25 minutos, descansando 5 entre ellos, y 30 cada 4 ciclos. Nosotros modificamos un poco esta estructura. Cada ciclo de 15 minutos descansamos 5, y cada 4 ciclos descansamos 20 minutos (hemos reducido el tiempo de los ciclos, también el de los descansos). Vamos a poner un ejemplo de un día normal.

06.40 Levantarse y ducha
07.00 Desayuno
07.20 Recoger cocina y adecentar un poco
07.40 Camino de la oficina
===============
08.00 Café (en el tiempo de descanso)
08.15 Organización del día
08.35 Ciclo de trabajo
08.55 Ciclo de trabajo
09.10 Ciclo de trabajo
===============
09.45 Ciclo de trabajo
10.00 Ciclo de trabajo
10.20 Ciclo de trabajo
10.40 Ciclo de trabajo
===============
11.00 Café (en tiempo de descanso)
11.15 Sigue el café (discutimos sobre proyectos y etcétera, utilizamos un ciclo)
11.35 Ciclo de trabajo
11.55 Ciclo de trabajo
12.10 Ciclo de trabajo
===============
12.45 Ciclo de trabajo
13.00 Ciclo de trabajo
13.15 Ciclo de trabajo
13.30 Ciclo de trabajo
===============
14.00 Adecentar un poco antes de irse (lavar las tazas del café, etc).

Con esto van 14 ciclos de trabajo. En nuestro sistema de trabajo, intentamos que cada tarea vaya asociada a un ticket. Si siguiéramos esto a rajatabla, seríamos capaces de eliminar de forma efectiva 42 tickets al día.

Esto no es real. Tenemos reuniones, nos atascamos con algún ticket, tenemos ciclos de documentación que no se reflejan aquí, ciclos que nos perdemos por twitter o facebook… Nuestra potencia efectiva de equipo es de 18 tickets al día, que hacen nada menos que 90 micro-tareas resueltas a la semana. Cuando llega el viernes y ves los números, te sientes realizado y satisfecho :).

Por supuesto, todo esto sirve para cuando llegas a casa y quieres hacer algo de provecho. Sacas tus post-its y apuntas:

  • Colada
  • Siesta (se une con un descanso de ciclo para hacer 35 minutos, y el siguiente para recuperarse ;))
  • Cocina
  • Adecentar la casa
  • Sacar a las mascotas
  • Limpiar las jaulas de las mascotas
  • Leer
  • Documentar
  • Escribir (y si terminas algo, publicar)
  • Revisar favoritos del día
  • Subir fotos a flickr (tengo unas 30,000 por subir :/)
  • Bricolaje casero
  • Algo de ejercicio

Estas son unas cuantas de mis tareas. Algunas las agrupo durante la semana y las uno en el fin de semana, otras se van moviendo. Porque todos los que tengáis pareja sabéis que hacerse un horario real es absolutamente imposible. Total: 5 horas durante la tarde ocupadas.

Las tareas se van modificando según las necesidades. Algunas se añaden temporalmente, otras se terminan y se eliminan… Una de las cosas a tener en cuenta es que no apoltronarse en el sofá y dejarse llevar por la pereza es absolutamente imprescindible si quieres que el día cunda.

Y si queréis probar a ver qué tal os va con el sistema, adelante :). Los comentarios son vuestros para comentar vuestras experiencias.

Por Rafa Poveda

Rafa Poveda es un evangelista del software libre y en concreto de WordPress, software con el que lleva trabajando desde 2007.
Actualmente es CTO de MyTinySecrets LTD y Jefe de proyectos en Pixelated Heart, donde enseña a otras compañías a comunicarse y a tener una presencia online utilizando WordPress como su herramienta principal. También trabaja enseñando WordPress dando clases en masters y cursos in-company para desarrolladores.

3 respuestas a «Organizándome»

buf…que agobio me ha dado tanto orden…esta ordenado hasta el posible desorden!
¿como te das un tiempo para ver qué pasa? está todo tan ordenado y organizado que parece la agenda de un ejecutivo de banca (y no son precisamente mi ejemplo a seguir).

Por mi experiencia, hay que relajarse un poco porque los planes nunca se cumplen y hay que dejar un espacio para el caos….improvisar es casi siempre mucho mas divertido y enriquecedor!…aunque coincido contigo que tambien tiene que haber cierto orden.

Suerte con tu proceso de organizacion!

Por supuesto, es teórico :). Normalmente en estos procesos se cumple una semana a rajatabla para sentar las bases y empezar a crear rutina, y a partir de ahí la cosa se flexibiliza infinitamente.

Créeme, de la teoría a la práctica hay muuucho (ya digo que deberían ser 70 ciclos de trabajo a la semana y se quedan en 30 ;)). Pero tener esto en mente siempre ayuda a terminar las tareas y a tener en mente qué hay que hacer.

Esta semana con eso-que-tú-sabes estamos desbordadísimos de trabajo, y curiosamente, a menos que esté especialmente cansada me sale solo trabajar en ciclos de 50 minutos + unos 15 de descanso. Suele ser bastante productivo, aunque el principal punto débil es cortar el descanso cuando toca, lo reconozco!

Ya te contaré cómo nos va con los cambios de los próximos días… seguro que tus recomendaciones nos serán muy útiles 🙂

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