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Organizándome

Normalmente, para organizarme, utilizo algunas técnicas de coaching que me enseñó Jero. Estas técnicas son sencillas y efectivas. Tanto, que las suelo utilizar también en mis sesiones de padrinaje de PAI de mis niñ@s de los scouts. Y puede que a alguien más les sean útiles. Por supuesto, no me he quedado bien con lo que Jero me enseñó, y he añadido variaciones a todo lo que aprendí 😛

Los que me conocen saben que cumplo la definición a medias de Asperger. Vivo en un caos ordenado (vivía, @darkblue no me da demasiada cancha en este asunto) y, para la organización, soy muy cuadriculado. Que el smartphone añadiera un calendario con sincronización automática al calendario de Google hizo que hace unos años mi nivel de ansiedad natural y mi necesidad de ir pegado a una libreta disminuyeran radicalmente. Y por ende también disminuyó la ansiedad de los que viven a mi alrededor.

Cuando llevamos un ritmo de vida como el que llevamos, de no parar entre semana, y de querer aprovechar al máximo los fines de semana aprovechando también para adelantar cuestiones de trabajo, la organización se hace imprescindible. Para poder hacerlo bien, en la fase inicial necesitamos:

  • Un paquete de post-its (en su defecto, una pizarra) la primera vez
  • Un reloj

La técnica es una conjunción entre la técnica pomodoro (trabajar en ciclos cortos estipulados sin que nadie te moleste), scrum (de donde tomamos los contextos), GTD (getting things done, de donde tomamos el hacer una lista de cosas pendientes) y un poquito de coaching (necesitamos disciplina personal).
Y ahora, a trabajar.

  • Paso 1: Apuntar en post-its qué queremos/necesitamos hacer
  • Paso 2: Ordenarlo por contextos (internet, casa, etc)

> Si tenemos «revisar el correo», «mirar el twitter» y «recoger la cocina», los dos primeros van en el contexto internet y el tercero en casa.

  • Paso 3: Ordenar los post-its por contextos (así hacemos todas las cosas relacionadas juntas para no perder el foco o separadas si son tareas muy pesadas)
  • Paso 4: Quedarnos sólo con los importantes
  • Paso 5: Asignarle a cada uno 15 minutos para realizarlo

No te preocupes por dejar cosas fuera. Ésta es la fase inicial. A medida que te vayas haciendo con el sistema podrás ir aumentando la cantidad de tareas casi sin darte cuenta, así como eliminar las terminadas o que tuvieran un tiempo concreto de realización (por ejemplo, poner lámparas –cuando no hay más lámparas que poner, se elimina de la lista–).

15 minutos parecen poco, y en la primera semana lo son, pero después poco a poco todo esto se va optimizando casi sin querer. La técnica pomodoro estipula ciclos de trabajo de 25 minutos, descansando 5 entre ellos, y 30 cada 4 ciclos. Nosotros modificamos un poco esta estructura. Cada ciclo de 15 minutos descansamos 5, y cada 4 ciclos descansamos 20 minutos (hemos reducido el tiempo de los ciclos, también el de los descansos). Vamos a poner un ejemplo de un día normal.

06.40 Levantarse y ducha
07.00 Desayuno
07.20 Recoger cocina y adecentar un poco
07.40 Camino de la oficina
===============
08.00 Café (en el tiempo de descanso)
08.15 Organización del día
08.35 Ciclo de trabajo
08.55 Ciclo de trabajo
09.10 Ciclo de trabajo
===============
09.45 Ciclo de trabajo
10.00 Ciclo de trabajo
10.20 Ciclo de trabajo
10.40 Ciclo de trabajo
===============
11.00 Café (en tiempo de descanso)
11.15 Sigue el café (discutimos sobre proyectos y etcétera, utilizamos un ciclo)
11.35 Ciclo de trabajo
11.55 Ciclo de trabajo
12.10 Ciclo de trabajo
===============
12.45 Ciclo de trabajo
13.00 Ciclo de trabajo
13.15 Ciclo de trabajo
13.30 Ciclo de trabajo
===============
14.00 Adecentar un poco antes de irse (lavar las tazas del café, etc).

Con esto van 14 ciclos de trabajo. En nuestro sistema de trabajo, intentamos que cada tarea vaya asociada a un ticket. Si siguiéramos esto a rajatabla, seríamos capaces de eliminar de forma efectiva 42 tickets al día.

Esto no es real. Tenemos reuniones, nos atascamos con algún ticket, tenemos ciclos de documentación que no se reflejan aquí, ciclos que nos perdemos por twitter o facebook… Nuestra potencia efectiva de equipo es de 18 tickets al día, que hacen nada menos que 90 micro-tareas resueltas a la semana. Cuando llega el viernes y ves los números, te sientes realizado y satisfecho :).

Por supuesto, todo esto sirve para cuando llegas a casa y quieres hacer algo de provecho. Sacas tus post-its y apuntas:

  • Colada
  • Siesta (se une con un descanso de ciclo para hacer 35 minutos, y el siguiente para recuperarse ;))
  • Cocina
  • Adecentar la casa
  • Sacar a las mascotas
  • Limpiar las jaulas de las mascotas
  • Leer
  • Documentar
  • Escribir (y si terminas algo, publicar)
  • Revisar favoritos del día
  • Subir fotos a flickr (tengo unas 30,000 por subir :/)
  • Bricolaje casero
  • Algo de ejercicio

Estas son unas cuantas de mis tareas. Algunas las agrupo durante la semana y las uno en el fin de semana, otras se van moviendo. Porque todos los que tengáis pareja sabéis que hacerse un horario real es absolutamente imposible. Total: 5 horas durante la tarde ocupadas.

Las tareas se van modificando según las necesidades. Algunas se añaden temporalmente, otras se terminan y se eliminan… Una de las cosas a tener en cuenta es que no apoltronarse en el sofá y dejarse llevar por la pereza es absolutamente imprescindible si quieres que el día cunda.

Y si queréis probar a ver qué tal os va con el sistema, adelante :). Los comentarios son vuestros para comentar vuestras experiencias.

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Pecando de tranquilidad

Pasado mañana habrán pasado 2138 días desde que un pedazo de tecnología convive conmigo. Y no como un aparato cualquiera que se pueda dejar encima de una mesa. Convive conmigo de verdad, como parte de mí.

Hace ya mucho que aprendí a decir en los aeropuertos eso de ¡pismeiker, pismeiker! Aprendí mucho también de idiomas (se pronuncia distinto dependiendo del lugar) y nunca aprendí cómo se llama este aparato realmente en otros idiomas.

Pasado mañana habrán pasado 5 años, 10 meses y 9 días desde que ap vive en simbiosis conmigo. Ha sido un largo camino. Da miedo echar la vista atrás y ver qué ha pasado en todo este tiempo.
Y pasado mañana, casi apurando sus seis años de vida, ap y yo nos despedimos. A partir de entonces tendré nuevo compañero que aún no me han presentado y al que conoceré, como a éste, únicamente por una fotografía.

A lo mejor es que hemos cambiado de compañía. El aparato tiene una SIM dentro para enviar información y es posible que hayamos cambiado de vodafone a movistar. Ahí si tengo yo mi granito de preocupación. ¿Y si el nuevo contrato lo han hecho con Carrefour Móvil? Aquí somos muy de eso. Por lo menos tengo la tranquilidad de que todavía no han tenido tiempo de firmar con Tuenti móvil (o sí, vete tú a saber).

Tengo a todo el mundo alrededor muy nervioso. Muchos tranquilo, ¿eh? y unos cuantos ¿cómo lo estás llevando? han animado la última semana. Está todo el mundo más nervioso que yo. Y es algo del día a día.

A mí sólo me pone nervioso una cosa. Y es grave. La incertidumbre.
Si lo pensáis, por esa regla de tres debería estar en estado de ansiedad casi todo el día. Pero no. Uno aprende con el tiempo y es capaz de generar,  casi en tiempo real, un abanico de posibilidades de modificación para cada situación. Cuando alguna nueva que no estaba recogida ocurre, se añade al algoritmo para la vez siguiente.

La última vez que me atacó la incertidumbre fue precisamente en una ITV del aparato, en la que no sabía cuál sería mi futuro cercano. Planteé las posibles situaciones, pero no las asimilé, y la cosa terminó con Logan con una pata rota.

La anterior, mucho más divertida. Fue en el dentista. Me dijo que si quería me quitaba la muela en ese mismo momento. Me cogió por sorpresa, era mi primera vez. Le dije que no. Estuve rabiando dos semanas con una muela que no paraba de doler. Y después hasta disfruté la extracción. Pero el bloqueo mental de no haber controlado la incertidumbre, la ansiedad, no me habría permitido estarme quieto en esa silla en la visita anterior.

Es por eso que sufro los cambios de agenda. Es por eso que necesito algo de información básica de cualquier situación que me permita no controlarla, pero sí hacerme una idea de su alcance. Antes llevaba peor las sorpresas, ahora mantengo la mente más abierta.

Y es por eso que ahora mismo estoy tranquilo. Todavía quedan 40 horas y, como imaginaréis por el día que es, muchas cosas que hacer.

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¡Vacaciones!

Una semanita fuera.

He dejado cosas programadas para que los ladrones no se crean que no estamos en casa 😉

Nah, en serio. Los niños están en casa de los abuelos, Mecus está perfectamente controlada, y nosotros nos vamos unos días de descanso.

Hasta dentro de unos días 🙂