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Reflexiones sobre eventos (que aprend铆 en una WordCamp)

La cuarta聽vez que expuse en聽una WordCamp, all谩 por el a帽o 2009, no lo hice solo. De nuestro equipo habl谩bamos los tres, y en su primera vez Roc铆o me pidi贸 que le echara una mano con su ponencia. Esa ponencia a dos manos tuvo reacciones curiosas. En esa WordCamp, los comentarios聽del p煤blico聽hicieron que pensara mucho acerca de c贸mo hac铆amos las cosas y c贸mo deb铆amos hacerlas en la interacci贸n ponente-p煤blico. Y mi charla en solitario, con la que masacr茅 una charla que vino inmediatamente despu茅s, tambi茅n hizo que me empezara a plantear algunas cuestiones acerca de la organizaci贸n.

Cuatro聽a帽os y muchos eventos despu茅s, despu茅s de haberlas puesto en pr谩ctica y haberlas perfeccionado bastante, y aprovechando聽que empieza de nuevo la temporada de eventos, las comparto con vosotros.

El anfitri贸n o anfitriones

Un anfitri贸n en un evento tiene mucho trabajo.聽Si bien es el centro de muchas cosas,聽durante el evento tiene que estar lo m谩s disponible posible y rodearse de muy buena gente para que todo llegue a buen puerto. Aqu铆 van las ideas que he ido recopilando a lo largo del tiempo.

  • El anfitri贸n es s贸lo el impulsor de una idea. Es todo un equipo el que la desarrolla. La flexibilidad en ciertos aspectos es imprescindible.
  • Delegar es importante. Todo lo que no sea imprescindible que lo haga el anfitri贸n, hay que delegarlo. No es que el anfitri贸n no haga nada. Es que聽tiene la obligaci贸n de controlar la visi贸n global del conjunto. Y si est谩 ocupado todo el tiempo en tareas menores (aunque imprescindibles) , pierde esa perspectiva.
  • Tiene que procurarse聽un equipo y un聽cuerpo de voluntarios bien preparado y dispuesto.聽Los voluntarios son imprescindibles. Sin ellos y sin su disposici贸n ning煤n evento saldr铆a tan bien como salen.
  • Hay que cuidar detalles聽con el equipo y los voluntarios. Camisetas, comida, espacios de relax, horarios cerrados desde el primer momento para que puedan organizarse…
  • Siempre que se pueda, hay que procurar tener una sonrisa y, sobre todo, no transmitir estr茅s.聽El anfitri贸n debe ser quien ofrezca paz y tranquilidad al resto del equipo.
  • Cuida que tus expectativas sean siempre sobre elementos cerrados y confirmados, bien seguros. Es siempre mejor que tus asistentes se lleven una grata sorpresa, a que se vayan a casa con un sentimiento de frustraci贸n. 聽Algo tan simple como esto puede decidir la continuidad de tu evento.
  • Haz encuestas en la web.聽Hay gente que puede no querer contar cosas, pero que puede proponer temas interesantes. Permite que los propongan y, en caso de ser interesantes, busca un ponente que los cubra. As铆 no s贸lo tu evento ser谩 m谩s rico, sino que estar谩s d谩ndole un medio de participaci贸n a tus asistentes.

Sobre los espacios:

  • Mi experiencia dice que se debe intentar procurar un espacio de networking o usos m煤ltiples para las post-charlas.

Durante el evento:

  • El anfitri贸n debe estar lo m谩s disponible posible.
  • A ser posible, debe asistir a todas las charlas. Si hay dos salas, deber铆a haber al menos dos anfitriones que puedan realizar ese trabajo.
  • En las charlas, el anfitri贸ntratar谩 de聽poner en valor al ponente, sirviendo de apoyo para hacer preguntas sobre puntos que no han quedado claros (para que la audiencia se entere mejor) y aclarando cuestiones que no se refieran al campo que cubre el ponente. Es el momento de hacer valer nuestra experiencia (o nuestra preparaci贸n previa sobre el tema 鈥搗er secci贸n de equipo鈥), haciendo que el ponente luzca.
  • En todo momento 聽se cuidar谩 que el ponente sea el protagonista de la charla, nadie m谩s.聽No permitas las reflexiones, s贸lo preguntas, en el tiempo de preguntas.
  • Se intentar谩 procurar un espacio donde, si quieren seguir la conversaci贸n, puedan hacerlo. De esta forma, si se pregunta algo que conllevar铆a demasiado tiempo o que necesitara de otros medios no disponibles en la sala en ese momento, se puede resolver inmediatamente despu茅s en las zonas habilitadas al efecto. El anfitri贸n har谩 de catalizador proponi茅ndolo en el momento.

El equipo y los voluntarios

El equipo tiene labores fundamentales dentro del evento. A las que tenga asignadas dependiendo del tipo de evento, yo sumo las siguientes:

  • 聽El equipo deber铆a revisar todas las ponencias con alg煤n tiempo de antelaci贸n. De esta forma,
    • evitar谩n que se pisen contenidos, permitiendo adem谩s a los ponentes tener m谩s tiempo para desarrollar otras ideas o conceptos evitando la repetici贸n.
    • permitir谩 tener todas las ponencias disponibles antes del evento, lo que es una ventaja organizativa a la hora de preparar las proyecciones o v铆deos.
    • permitir谩 que los anfitriones o el equipo de apoyo (a veces denominado聽sombra)聽se puedan preparar el contenido en caso de tener que sacar de un apuro a alg煤n ponente poco experimentado. 聽Los nervios a veces traicionan y no est谩 de m谩s tener a un equipo preparado que te pueda hacer de backup.
  • El equipo debe salir de fiesta/cena al menos la noche antes del evento. No es casualidad que en muchos eventos haya una cena de voluntarios la noche antes de empezar el evento. La confraternizaci贸n y la confianza es un elemento de valor incalculable a la hora de trabajar bajo presi贸n.
  • Para absolutamente todo, tened un聽plan B. Nosotros en nuestros eventos hemos aprendido que, para las cosas cr铆ticas, es bueno tener hasta plan C y D. Es suficiente con un protocolo de ejecuci贸n.
    • El ejemplo m谩s com煤n. Wi-Fi falla. Para cubrir a todos los asistentes necesitar铆amos聽comprar (n煤mero) modem聽USB de (marca) con tarjeta (caracter铆sticas). El mapa de ubicaciones ser铆a (茅ste). Los anunciar铆amos en twitter y en (pantallas, ubicaciones, impresiones en papel). La configuraci贸n para los聽modems es (configuraci贸n). Tendr铆a un coste de (coste). Est谩n disponibles en (tienda1) y en (tienda2). Los horarios de las tiendas son (horarios). En caso de ocurrir el domingo, utilizar铆amos las redes m贸viles de los organizadores y equipo. (configuraci贸n de las redes).

El ponente

Durante mucho tiempo fui de los que dec铆an聽si s茅 de lo que voy a hablar. Hago las transparencias y luego all铆 las cuento. Luis ha conseguido, con el paso de los a帽os, que聽ensaye mis ponencias. En este punto concreto, momento de iluminaci贸n聽fue ver c贸mo Lontzo Sainz se preparaba para presentar EBE Euskadi.

  • Prepara tu ponencia con tiempo. Date tiempo a releerla dos o tres veces, con algo de perspectiva, para mejorar su contenido.
  • Ensaya. Por muy controlado que lo tengas, vas a hablar delante de un mont贸n de gente que en ese momento est谩n ah铆 para escucharte. Mu茅strales respeto y ll茅valo todo lo preparado que puedas.
  • Ensaya. S铆, otra vez. Esta vez, para controlar el tiempo. Si no va a caber todo, recorta.
  • Es mejor dos ideas bien explicadas que muchas ideas聽poco claras.
  • Deja claro lo que sabes, ejemplifica, y aprovecha el poder de la imagen. Una de las mejores charlas que he visto en mi vida dura 4:17 minutos ( wat ).
  • Asiste a las ponencias anteriores y ent茅rate de qu茅 van a contar los dem谩s.聽En el 煤ltimo evento en el que聽estuve pude ver c贸mo alguien pasaba m谩s de la mitad de su ponencia explicando algo a lo que se le hab铆a dedicado toda la ponencia anterior. Un evento es algo org谩nico, montado con la participaci贸n de mucha gente. Si vas a llegar tarde o no vas a asistir al resto de ponencias, pregunta a alguien de organizaci贸n si se ha hablado sobre los temas de los que vas a hablar y qu茅 es lo que se ha dicho. As铆 podr谩s tratar a tu p煤blico聽como se merece.
  • Ve con tiempo. No eres Beyonc茅. Hay gente a la que le gustar谩 compartir tiempo contigo, o preguntarte algo fuera de la sala. O presentarte una idea. O que le orientes en algo. O tomarse un caf茅. 隆Pero eso no es todo! Tambi茅n conocer谩s a un mont贸n de gente con la que querr谩s hablar y compartir tiempo. Un evento dura lo que dura el evento, m谩s las noches intermedias. No s贸lo tu media hora de gloria.
  • Comparte. Si la mitad de tus respuestas a las preguntas van a ser聽eso no te lo puedo responder, mejor no te subas al estrado. Esto no es una feria de exposici贸n de productos. Es un espacio donde todos aprendemos de todos.
  • A帽ade bibliograf铆a y/o cita fuentes. Lo mejor de un evento como una WordCamp es que te vas a casa con contenido para seguir profundizando durante un mes o m谩s.

Los asistentes

Los verdaderos protagonistas de tu evento son los asistentes. Cu铆dalos, m铆malos, y haz que est茅n c贸modos. Que aprendan. Que disfruten. Pero eso no significa que todo valga. Hay reglas, y no hay ning煤n problema por dejarlas claras.

  • A un evento se va a aprender. Ve con la mente abierta.
  • Vas a pas谩rtelo bien. Si vas a ir al evento para criticarlo, mejor qu茅date en casa. Todos te lo agradeceremos.
  • Est谩 bien tener expectativas, pero recuerda que Murphy es un se帽or al que todos odiamos moderadamente. Tenlo en cuenta a la hora de ser cr铆tico con la organizaci贸n.
  • Inf贸rmate de lo que vas a ver. Las webs de los eventos suelen tener bastante informaci贸n acerca de c贸mo van a ser las ponencias, charlas o talleres. Eso te ayudar谩 a decidir y a saber qu茅 es lo que vas a ver.
  • Conectando con la anterior,聽no s贸lo los ponentes se preparan para el evento. Como asistente, conocer las ubicaciones y mapas, los ponentes, las charlas, y los espacios, es un trabajo previo que puedes hacer en casa. As铆 no te sentir谩s desorientado al llegar a tu evento y podr谩s disfrutarlo mucho m谩s.
  • Pregunta al ponente lo que quieras saber sobre el tema que ha expuesto. Un ponente puede saber de muchas cosas. Ha ido a contar cosas sobre un tema espec铆fico y es lo que han ido a escuchar el resto de los asistentes. Si tu pregunta es sobre otro tema, utiliza los espacios designados聽para networking.
  • No hagas reflexiones. Si quer铆as que el ponente y el resto de los asistentes te escucharan, la mejor forma de hacerlo era proponer una charla.聽No ocupes el tiempo de los dem谩s. Es una falta de respeto hacia el ponente, hacia el resto de asistentes, y hacia la organizaci贸n.

Espero que os sirvan para el futuro. Y si ten茅is alguna m谩s que a帽adir (que seguro que s铆), los comentarios est谩n abiertos.

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Organiz谩ndome

Normalmente, para organizarme, utilizo algunas t茅cnicas de coaching que me ense帽贸 Jero.聽Estas t茅cnicas son sencillas y efectivas. Tanto, que las suelo utilizar tambi茅n en mis sesiones de padrinaje de PAI de mis ni帽@s de los scouts. Y puede que a alguien m谩s les sean 煤tiles.聽Por supuesto, no me he quedado bien聽con lo que Jero me ense帽贸, y he a帽adido variaciones a todo lo que aprend铆 馃槢

Los que me conocen saben que cumplo la definici贸n a medias de Asperger. Vivo en un caos ordenado (viv铆a, @darkblue no me da demasiada cancha en este asunto) y, para la organizaci贸n, soy muy cuadriculado. Que el smartphone a帽adiera un calendario con sincronizaci贸n autom谩tica al calendario de Google hizo que hace unos a帽os mi nivel de ansiedad natural y mi necesidad de ir pegado a una libreta disminuyeran radicalmente. Y por ende tambi茅n disminuy贸 la ansiedad de los que viven a mi alrededor.

Cuando llevamos un ritmo de vida como el que llevamos, de no parar entre semana, y de querer aprovechar al m谩ximo los fines de semana aprovechando tambi茅n para adelantar cuestiones de trabajo, la organizaci贸n se hace imprescindible. Para poder hacerlo bien, en la fase inicial necesitamos:

  • Un paquete de post-its (en su defecto, una pizarra) la primera vez
  • Un reloj

La t茅cnica es una conjunci贸n entre la t茅cnica pomodoro聽(trabajar en ciclos cortos estipulados sin que nadie te moleste), scrum (de donde tomamos los contextos), GTD (getting things done, de donde tomamos el hacer una lista de cosas pendientes) y un poquito de coaching (necesitamos disciplina personal).
Y ahora, a trabajar.

  • Paso 1: Apuntar en post-its qu茅 queremos/necesitamos hacer
  • Paso 2: Ordenarlo por contextos (internet, casa, etc)

> Si tenemos 芦revisar el correo禄, 芦mirar el twitter禄 y 芦recoger la cocina禄, los dos primeros van en el contexto internet聽y el tercero en casa.

  • Paso 3: Ordenar los post-its por contextos (as铆 hacemos todas las cosas relacionadas juntas para no perder el foco o separadas si son tareas muy pesadas)
  • Paso 4: Quedarnos s贸lo con los importantes
  • Paso 5: Asignarle a cada uno 15 minutos para realizarlo

No te preocupes por dejar cosas fuera. 脡sta es la fase inicial. A medida que te vayas haciendo con el sistema podr谩s ir aumentando la cantidad de tareas casi sin darte cuenta, as铆 como eliminar las terminadas o que tuvieran un tiempo concreto de realizaci贸n (por ejemplo, poner l谩mparas 鈥揷uando no hay m谩s l谩mparas que poner, se elimina de la lista鈥).

15 minutos parecen poco, y en la primera semana lo son, pero despu茅s poco a poco todo esto se va optimizando casi sin querer. La t茅cnica pomodoro estipula ciclos de trabajo de 25 minutos, descansando 5 entre ellos, y 30 cada 4 ciclos. Nosotros modificamos un poco esta estructura. Cada ciclo de 15 minutos descansamos 5, y cada 4 ciclos descansamos 20 minutos (hemos reducido el tiempo de los ciclos, tambi茅n el de los descansos).聽Vamos a poner un ejemplo de un d铆a normal.

06.40 Levantarse y ducha
07.00 Desayuno
07.20 Recoger cocina y adecentar un poco
07.40 Camino de la oficina
===============
08.00 Caf茅 (en el tiempo de descanso)
08.15 Organizaci贸n del d铆a
08.35 Ciclo de trabajo
08.55 Ciclo de trabajo
09.10 Ciclo de trabajo
===============
09.45 Ciclo de trabajo
10.00 Ciclo de trabajo
10.20 Ciclo de trabajo
10.40 Ciclo de trabajo
===============
11.00 Caf茅 (en tiempo de descanso)
11.15 Sigue el caf茅 (discutimos sobre proyectos y etc茅tera, utilizamos un ciclo)
11.35 Ciclo de trabajo
11.55聽Ciclo de trabajo
12.10聽Ciclo de trabajo
===============
12.45聽Ciclo de trabajo
13.00聽Ciclo de trabajo
13.15聽Ciclo de trabajo
13.30聽Ciclo de trabajo
===============
14.00 Adecentar un poco antes de irse (lavar las tazas del caf茅, etc).

Con esto van 14 ciclos de trabajo. En nuestro sistema de trabajo, intentamos que cada tarea vaya asociada a un ticket. Si sigui茅ramos esto a rajatabla, ser铆amos capaces de eliminar de forma efectiva 42 tickets al d铆a.

Esto no es real. Tenemos reuniones, nos atascamos con alg煤n ticket, tenemos ciclos de documentaci贸n que no se reflejan aqu铆, ciclos que nos perdemos por twitter o facebook… Nuestra potencia efectiva de equipo es de 18 tickets al d铆a, que hacen nada menos que 90 micro-tareas resueltas a la semana. Cuando llega el viernes y ves los n煤meros, te sientes realizado y satisfecho :).

Por supuesto, todo esto sirve para cuando llegas a casa y quieres hacer algo de provecho. Sacas tus post-its y apuntas:

  • Colada
  • Siesta (se une con un descanso de ciclo para hacer 35 minutos, y el siguiente para recuperarse ;))
  • Cocina
  • Adecentar la casa
  • Sacar a las mascotas
  • Limpiar las jaulas de las mascotas
  • Leer
  • Documentar
  • Escribir (y si terminas algo, publicar)
  • Revisar favoritos del d铆a
  • Subir fotos a flickr (tengo unas 30,000 por subir :/)
  • Bricolaje casero
  • Algo de ejercicio

Estas son unas cuantas de mis tareas. Algunas las agrupo durante la semana y las uno en el fin de semana, otras se van moviendo. Porque todos los que teng谩is pareja sab茅is que hacerse un horario real es absolutamente imposible. Total: 5 horas durante la tarde ocupadas.

Las tareas se van modificando seg煤n las necesidades. Algunas se a帽aden temporalmente, otras se terminan y se eliminan… Una de las cosas a tener en cuenta es que no apoltronarse en el sof谩 y dejarse llevar por la pereza es absolutamente imprescindible si quieres que el d铆a cunda.

Y si quer茅is probar a ver qu茅 tal os va con el sistema, adelante :). Los comentarios son vuestros para comentar vuestras experiencias.