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Reflexiones sobre eventos (que aprendí en una WordCamp)

La cuarta vez que expuse en una WordCamp, allá por el año 2009, no lo hice solo. De nuestro equipo hablábamos los tres, y en su primera vez Rocío me pidió que le echara una mano con su ponencia. Esa ponencia a dos manos tuvo reacciones curiosas. En esa WordCamp, los comentarios del público hicieron que pensara mucho acerca de cómo hacíamos las cosas y cómo debíamos hacerlas en la interacción ponente-público. Y mi charla en solitario, con la que masacré una charla que vino inmediatamente después, también hizo que me empezara a plantear algunas cuestiones acerca de la organización.

Cuatro años y muchos eventos después, después de haberlas puesto en práctica y haberlas perfeccionado bastante, y aprovechando que empieza de nuevo la temporada de eventos, las comparto con vosotros.

El anfitrión o anfitriones

Un anfitrión en un evento tiene mucho trabajo. Si bien es el centro de muchas cosas, durante el evento tiene que estar lo más disponible posible y rodearse de muy buena gente para que todo llegue a buen puerto. Aquí van las ideas que he ido recopilando a lo largo del tiempo.

  • El anfitrión es sólo el impulsor de una idea. Es todo un equipo el que la desarrolla. La flexibilidad en ciertos aspectos es imprescindible.
  • Delegar es importante. Todo lo que no sea imprescindible que lo haga el anfitrión, hay que delegarlo. No es que el anfitrión no haga nada. Es que tiene la obligación de controlar la visión global del conjunto. Y si está ocupado todo el tiempo en tareas menores (aunque imprescindibles) , pierde esa perspectiva.
  • Tiene que procurarse un equipo y un cuerpo de voluntarios bien preparado y dispuesto. Los voluntarios son imprescindibles. Sin ellos y sin su disposición ningún evento saldría tan bien como salen.
  • Hay que cuidar detalles con el equipo y los voluntarios. Camisetas, comida, espacios de relax, horarios cerrados desde el primer momento para que puedan organizarse…
  • Siempre que se pueda, hay que procurar tener una sonrisa y, sobre todo, no transmitir estrés. El anfitrión debe ser quien ofrezca paz y tranquilidad al resto del equipo.
  • Cuida que tus expectativas sean siempre sobre elementos cerrados y confirmados, bien seguros. Es siempre mejor que tus asistentes se lleven una grata sorpresa, a que se vayan a casa con un sentimiento de frustración.  Algo tan simple como esto puede decidir la continuidad de tu evento.
  • Haz encuestas en la web. Hay gente que puede no querer contar cosas, pero que puede proponer temas interesantes. Permite que los propongan y, en caso de ser interesantes, busca un ponente que los cubra. Así no sólo tu evento será más rico, sino que estarás dándole un medio de participación a tus asistentes.

Sobre los espacios:

  • Mi experiencia dice que se debe intentar procurar un espacio de networking o usos múltiples para las post-charlas.

Durante el evento:

  • El anfitrión debe estar lo más disponible posible.
  • A ser posible, debe asistir a todas las charlas. Si hay dos salas, debería haber al menos dos anfitriones que puedan realizar ese trabajo.
  • En las charlas, el anfitrión tratará de poner en valor al ponente, sirviendo de apoyo para hacer preguntas sobre puntos que no han quedado claros (para que la audiencia se entere mejor) y aclarando cuestiones que no se refieran al campo que cubre el ponente. Es el momento de hacer valer nuestra experiencia (o nuestra preparación previa sobre el tema –ver sección de equipo–), haciendo que el ponente luzca.
  • En todo momento  se cuidará que el ponente sea el protagonista de la charla, nadie más. No permitas las reflexiones, sólo preguntas, en el tiempo de preguntas.
  • Se intentará procurar un espacio donde, si quieren seguir la conversación, puedan hacerlo. De esta forma, si se pregunta algo que conllevaría demasiado tiempo o que necesitara de otros medios no disponibles en la sala en ese momento, se puede resolver inmediatamente después en las zonas habilitadas al efecto. El anfitrión hará de catalizador proponiéndolo en el momento.

El equipo y los voluntarios

El equipo tiene labores fundamentales dentro del evento. A las que tenga asignadas dependiendo del tipo de evento, yo sumo las siguientes:

  •  El equipo debería revisar todas las ponencias con algún tiempo de antelación. De esta forma,
    • evitarán que se pisen contenidos, permitiendo además a los ponentes tener más tiempo para desarrollar otras ideas o conceptos evitando la repetición.
    • permitirá tener todas las ponencias disponibles antes del evento, lo que es una ventaja organizativa a la hora de preparar las proyecciones o vídeos.
    • permitirá que los anfitriones o el equipo de apoyo (a veces denominado sombra) se puedan preparar el contenido en caso de tener que sacar de un apuro a algún ponente poco experimentado.  Los nervios a veces traicionan y no está de más tener a un equipo preparado que te pueda hacer de backup.
  • El equipo debe salir de fiesta/cena al menos la noche antes del evento. No es casualidad que en muchos eventos haya una cena de voluntarios la noche antes de empezar el evento. La confraternización y la confianza es un elemento de valor incalculable a la hora de trabajar bajo presión.
  • Para absolutamente todo, tened un plan B. Nosotros en nuestros eventos hemos aprendido que, para las cosas críticas, es bueno tener hasta plan C y D. Es suficiente con un protocolo de ejecución.
    • El ejemplo más común. Wi-Fi falla. Para cubrir a todos los asistentes necesitaríamos comprar (número) modem USB de (marca) con tarjeta (características). El mapa de ubicaciones sería (éste). Los anunciaríamos en twitter y en (pantallas, ubicaciones, impresiones en papel). La configuración para los modems es (configuración). Tendría un coste de (coste). Están disponibles en (tienda1) y en (tienda2). Los horarios de las tiendas son (horarios). En caso de ocurrir el domingo, utilizaríamos las redes móviles de los organizadores y equipo. (configuración de las redes).

El ponente

Durante mucho tiempo fui de los que decían si sé de lo que voy a hablar. Hago las transparencias y luego allí las cuento. Luis ha conseguido, con el paso de los años, que ensaye mis ponencias. En este punto concreto, momento de iluminación fue ver cómo Lontzo Sainz se preparaba para presentar EBE Euskadi.

  • Prepara tu ponencia con tiempo. Date tiempo a releerla dos o tres veces, con algo de perspectiva, para mejorar su contenido.
  • Ensaya. Por muy controlado que lo tengas, vas a hablar delante de un montón de gente que en ese momento están ahí para escucharte. Muéstrales respeto y llévalo todo lo preparado que puedas.
  • Ensaya. Sí, otra vez. Esta vez, para controlar el tiempo. Si no va a caber todo, recorta.
  • Es mejor dos ideas bien explicadas que muchas ideas poco claras.
  • Deja claro lo que sabes, ejemplifica, y aprovecha el poder de la imagen. Una de las mejores charlas que he visto en mi vida dura 4:17 minutos ( wat ).
  • Asiste a las ponencias anteriores y entérate de qué van a contar los demás. En el último evento en el que estuve pude ver cómo alguien pasaba más de la mitad de su ponencia explicando algo a lo que se le había dedicado toda la ponencia anterior. Un evento es algo orgánico, montado con la participación de mucha gente. Si vas a llegar tarde o no vas a asistir al resto de ponencias, pregunta a alguien de organización si se ha hablado sobre los temas de los que vas a hablar y qué es lo que se ha dicho. Así podrás tratar a tu público como se merece.
  • Ve con tiempo. No eres Beyoncé. Hay gente a la que le gustará compartir tiempo contigo, o preguntarte algo fuera de la sala. O presentarte una idea. O que le orientes en algo. O tomarse un café. ¡Pero eso no es todo! También conocerás a un montón de gente con la que querrás hablar y compartir tiempo. Un evento dura lo que dura el evento, más las noches intermedias. No sólo tu media hora de gloria.
  • Comparte. Si la mitad de tus respuestas a las preguntas van a ser eso no te lo puedo responder, mejor no te subas al estrado. Esto no es una feria de exposición de productos. Es un espacio donde todos aprendemos de todos.
  • Añade bibliografía y/o cita fuentes. Lo mejor de un evento como una WordCamp es que te vas a casa con contenido para seguir profundizando durante un mes o más.

Los asistentes

Los verdaderos protagonistas de tu evento son los asistentes. Cuídalos, mímalos, y haz que estén cómodos. Que aprendan. Que disfruten. Pero eso no significa que todo valga. Hay reglas, y no hay ningún problema por dejarlas claras.

  • A un evento se va a aprender. Ve con la mente abierta.
  • Vas a pasártelo bien. Si vas a ir al evento para criticarlo, mejor quédate en casa. Todos te lo agradeceremos.
  • Está bien tener expectativas, pero recuerda que Murphy es un señor al que todos odiamos moderadamente. Tenlo en cuenta a la hora de ser crítico con la organización.
  • Infórmate de lo que vas a ver. Las webs de los eventos suelen tener bastante información acerca de cómo van a ser las ponencias, charlas o talleres. Eso te ayudará a decidir y a saber qué es lo que vas a ver.
  • Conectando con la anterior, no sólo los ponentes se preparan para el evento. Como asistente, conocer las ubicaciones y mapas, los ponentes, las charlas, y los espacios, es un trabajo previo que puedes hacer en casa. Así no te sentirás desorientado al llegar a tu evento y podrás disfrutarlo mucho más.
  • Pregunta al ponente lo que quieras saber sobre el tema que ha expuesto. Un ponente puede saber de muchas cosas. Ha ido a contar cosas sobre un tema específico y es lo que han ido a escuchar el resto de los asistentes. Si tu pregunta es sobre otro tema, utiliza los espacios designados para networking.
  • No hagas reflexiones. Si querías que el ponente y el resto de los asistentes te escucharan, la mejor forma de hacerlo era proponer una charla. No ocupes el tiempo de los demás. Es una falta de respeto hacia el ponente, hacia el resto de asistentes, y hacia la organización.

Espero que os sirvan para el futuro. Y si tenéis alguna más que añadir (que seguro que sí), los comentarios están abiertos.

Organizándome

Normalmente, para organizarme, utilizo algunas técnicas de coaching que me enseñó Jero. Estas técnicas son sencillas y efectivas. Tanto, que las suelo utilizar también en mis sesiones de padrinaje de PAI de mis niñ@s de los scouts. Y puede que a alguien más les sean útiles. Por supuesto, no me he quedado bien con lo que Jero me enseñó, y he añadido variaciones a todo lo que aprendí 😛

Los que me conocen saben que cumplo la definición a medias de Asperger. Vivo en un caos ordenado (vivía, @darkblue no me da demasiada cancha en este asunto) y, para la organización, soy muy cuadriculado. Que el smartphone añadiera un calendario con sincronización automática al calendario de Google hizo que hace unos años mi nivel de ansiedad natural y mi necesidad de ir pegado a una libreta disminuyeran radicalmente. Y por ende también disminuyó la ansiedad de los que viven a mi alrededor.

Cuando llevamos un ritmo de vida como el que llevamos, de no parar entre semana, y de querer aprovechar al máximo los fines de semana aprovechando también para adelantar cuestiones de trabajo, la organización se hace imprescindible. Para poder hacerlo bien, en la fase inicial necesitamos:

  • Un paquete de post-its (en su defecto, una pizarra) la primera vez
  • Un reloj

La técnica es una conjunción entre la técnica pomodoro (trabajar en ciclos cortos estipulados sin que nadie te moleste), scrum (de donde tomamos los contextos), GTD (getting things done, de donde tomamos el hacer una lista de cosas pendientes) y un poquito de coaching (necesitamos disciplina personal).
Y ahora, a trabajar.

  • Paso 1: Apuntar en post-its qué queremos/necesitamos hacer
  • Paso 2: Ordenarlo por contextos (internet, casa, etc)

> Si tenemos “revisar el correo”, “mirar el twitter” y “recoger la cocina”, los dos primeros van en el contexto internet y el tercero en casa.

  • Paso 3: Ordenar los post-its por contextos (así hacemos todas las cosas relacionadas juntas para no perder el foco o separadas si son tareas muy pesadas)
  • Paso 4: Quedarnos sólo con los importantes
  • Paso 5: Asignarle a cada uno 15 minutos para realizarlo

No te preocupes por dejar cosas fuera. Ésta es la fase inicial. A medida que te vayas haciendo con el sistema podrás ir aumentando la cantidad de tareas casi sin darte cuenta, así como eliminar las terminadas o que tuvieran un tiempo concreto de realización (por ejemplo, poner lámparas –cuando no hay más lámparas que poner, se elimina de la lista–).

15 minutos parecen poco, y en la primera semana lo son, pero después poco a poco todo esto se va optimizando casi sin querer. La técnica pomodoro estipula ciclos de trabajo de 25 minutos, descansando 5 entre ellos, y 30 cada 4 ciclos. Nosotros modificamos un poco esta estructura. Cada ciclo de 15 minutos descansamos 5, y cada 4 ciclos descansamos 20 minutos (hemos reducido el tiempo de los ciclos, también el de los descansos). Vamos a poner un ejemplo de un día normal.

06.40 Levantarse y ducha
07.00 Desayuno
07.20 Recoger cocina y adecentar un poco
07.40 Camino de la oficina
===============
08.00 Café (en el tiempo de descanso)
08.15 Organización del día
08.35 Ciclo de trabajo
08.55 Ciclo de trabajo
09.10 Ciclo de trabajo
===============
09.45 Ciclo de trabajo
10.00 Ciclo de trabajo
10.20 Ciclo de trabajo
10.40 Ciclo de trabajo
===============
11.00 Café (en tiempo de descanso)
11.15 Sigue el café (discutimos sobre proyectos y etcétera, utilizamos un ciclo)
11.35 Ciclo de trabajo
11.55 Ciclo de trabajo
12.10 Ciclo de trabajo
===============
12.45 Ciclo de trabajo
13.00 Ciclo de trabajo
13.15 Ciclo de trabajo
13.30 Ciclo de trabajo
===============
14.00 Adecentar un poco antes de irse (lavar las tazas del café, etc).

Con esto van 14 ciclos de trabajo. En nuestro sistema de trabajo, intentamos que cada tarea vaya asociada a un ticket. Si siguiéramos esto a rajatabla, seríamos capaces de eliminar de forma efectiva 42 tickets al día.

Esto no es real. Tenemos reuniones, nos atascamos con algún ticket, tenemos ciclos de documentación que no se reflejan aquí, ciclos que nos perdemos por twitter o facebook… Nuestra potencia efectiva de equipo es de 18 tickets al día, que hacen nada menos que 90 micro-tareas resueltas a la semana. Cuando llega el viernes y ves los números, te sientes realizado y satisfecho :).

Por supuesto, todo esto sirve para cuando llegas a casa y quieres hacer algo de provecho. Sacas tus post-its y apuntas:

  • Colada
  • Siesta (se une con un descanso de ciclo para hacer 35 minutos, y el siguiente para recuperarse ;))
  • Cocina
  • Adecentar la casa
  • Sacar a las mascotas
  • Limpiar las jaulas de las mascotas
  • Leer
  • Documentar
  • Escribir (y si terminas algo, publicar)
  • Revisar favoritos del día
  • Subir fotos a flickr (tengo unas 30,000 por subir :/)
  • Bricolaje casero
  • Algo de ejercicio

Estas son unas cuantas de mis tareas. Algunas las agrupo durante la semana y las uno en el fin de semana, otras se van moviendo. Porque todos los que tengáis pareja sabéis que hacerse un horario real es absolutamente imposible. Total: 5 horas durante la tarde ocupadas.

Las tareas se van modificando según las necesidades. Algunas se añaden temporalmente, otras se terminan y se eliminan… Una de las cosas a tener en cuenta es que no apoltronarse en el sofá y dejarse llevar por la pereza es absolutamente imprescindible si quieres que el día cunda.

Y si queréis probar a ver qué tal os va con el sistema, adelante :). Los comentarios son vuestros para comentar vuestras experiencias.