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Organizándome

Normalmente, para organizarme, utilizo algunas técnicas de coaching que me enseñó Jero. Estas técnicas son sencillas y efectivas. Tanto, que las suelo utilizar también en mis sesiones de padrinaje de PAI de mis niñ@s de los scouts. Y puede que a alguien más les sean útiles. Por supuesto, no me he quedado bien con lo que Jero me enseñó, y he añadido variaciones a todo lo que aprendí 😛

Los que me conocen saben que cumplo la definición a medias de Asperger. Vivo en un caos ordenado (vivía, @darkblue no me da demasiada cancha en este asunto) y, para la organización, soy muy cuadriculado. Que el smartphone añadiera un calendario con sincronización automática al calendario de Google hizo que hace unos años mi nivel de ansiedad natural y mi necesidad de ir pegado a una libreta disminuyeran radicalmente. Y por ende también disminuyó la ansiedad de los que viven a mi alrededor.

Cuando llevamos un ritmo de vida como el que llevamos, de no parar entre semana, y de querer aprovechar al máximo los fines de semana aprovechando también para adelantar cuestiones de trabajo, la organización se hace imprescindible. Para poder hacerlo bien, en la fase inicial necesitamos:

  • Un paquete de post-its (en su defecto, una pizarra) la primera vez
  • Un reloj

La técnica es una conjunción entre la técnica pomodoro (trabajar en ciclos cortos estipulados sin que nadie te moleste), scrum (de donde tomamos los contextos), GTD (getting things done, de donde tomamos el hacer una lista de cosas pendientes) y un poquito de coaching (necesitamos disciplina personal).
Y ahora, a trabajar.

  • Paso 1: Apuntar en post-its qué queremos/necesitamos hacer
  • Paso 2: Ordenarlo por contextos (internet, casa, etc)

> Si tenemos «revisar el correo», «mirar el twitter» y «recoger la cocina», los dos primeros van en el contexto internet y el tercero en casa.

  • Paso 3: Ordenar los post-its por contextos (así hacemos todas las cosas relacionadas juntas para no perder el foco o separadas si son tareas muy pesadas)
  • Paso 4: Quedarnos sólo con los importantes
  • Paso 5: Asignarle a cada uno 15 minutos para realizarlo

No te preocupes por dejar cosas fuera. Ésta es la fase inicial. A medida que te vayas haciendo con el sistema podrás ir aumentando la cantidad de tareas casi sin darte cuenta, así como eliminar las terminadas o que tuvieran un tiempo concreto de realización (por ejemplo, poner lámparas –cuando no hay más lámparas que poner, se elimina de la lista–).

15 minutos parecen poco, y en la primera semana lo son, pero después poco a poco todo esto se va optimizando casi sin querer. La técnica pomodoro estipula ciclos de trabajo de 25 minutos, descansando 5 entre ellos, y 30 cada 4 ciclos. Nosotros modificamos un poco esta estructura. Cada ciclo de 15 minutos descansamos 5, y cada 4 ciclos descansamos 20 minutos (hemos reducido el tiempo de los ciclos, también el de los descansos). Vamos a poner un ejemplo de un día normal.

06.40 Levantarse y ducha
07.00 Desayuno
07.20 Recoger cocina y adecentar un poco
07.40 Camino de la oficina
===============
08.00 Café (en el tiempo de descanso)
08.15 Organización del día
08.35 Ciclo de trabajo
08.55 Ciclo de trabajo
09.10 Ciclo de trabajo
===============
09.45 Ciclo de trabajo
10.00 Ciclo de trabajo
10.20 Ciclo de trabajo
10.40 Ciclo de trabajo
===============
11.00 Café (en tiempo de descanso)
11.15 Sigue el café (discutimos sobre proyectos y etcétera, utilizamos un ciclo)
11.35 Ciclo de trabajo
11.55 Ciclo de trabajo
12.10 Ciclo de trabajo
===============
12.45 Ciclo de trabajo
13.00 Ciclo de trabajo
13.15 Ciclo de trabajo
13.30 Ciclo de trabajo
===============
14.00 Adecentar un poco antes de irse (lavar las tazas del café, etc).

Con esto van 14 ciclos de trabajo. En nuestro sistema de trabajo, intentamos que cada tarea vaya asociada a un ticket. Si siguiéramos esto a rajatabla, seríamos capaces de eliminar de forma efectiva 42 tickets al día.

Esto no es real. Tenemos reuniones, nos atascamos con algún ticket, tenemos ciclos de documentación que no se reflejan aquí, ciclos que nos perdemos por twitter o facebook… Nuestra potencia efectiva de equipo es de 18 tickets al día, que hacen nada menos que 90 micro-tareas resueltas a la semana. Cuando llega el viernes y ves los números, te sientes realizado y satisfecho :).

Por supuesto, todo esto sirve para cuando llegas a casa y quieres hacer algo de provecho. Sacas tus post-its y apuntas:

  • Colada
  • Siesta (se une con un descanso de ciclo para hacer 35 minutos, y el siguiente para recuperarse ;))
  • Cocina
  • Adecentar la casa
  • Sacar a las mascotas
  • Limpiar las jaulas de las mascotas
  • Leer
  • Documentar
  • Escribir (y si terminas algo, publicar)
  • Revisar favoritos del día
  • Subir fotos a flickr (tengo unas 30,000 por subir :/)
  • Bricolaje casero
  • Algo de ejercicio

Estas son unas cuantas de mis tareas. Algunas las agrupo durante la semana y las uno en el fin de semana, otras se van moviendo. Porque todos los que tengáis pareja sabéis que hacerse un horario real es absolutamente imposible. Total: 5 horas durante la tarde ocupadas.

Las tareas se van modificando según las necesidades. Algunas se añaden temporalmente, otras se terminan y se eliminan… Una de las cosas a tener en cuenta es que no apoltronarse en el sofá y dejarse llevar por la pereza es absolutamente imprescindible si quieres que el día cunda.

Y si queréis probar a ver qué tal os va con el sistema, adelante :). Los comentarios son vuestros para comentar vuestras experiencias.

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Esperando nada

Las cosas no siempre salen como uno espera. Siempre tenemos el mismo problema. El ser humano vive de corazonadas, de esperanzas. Nos creamos expectativas que superan a la realidad. Y cuando superan a la realidad desembocan, irremediablemente, en frustración.

Cuando uno es consultor en temas de tecnología va adquiriendo mucho bagaje, e irremediablemente termina siendo consultor de su propia vida. Adquiere la capacidad de analizar por qué ocurren las cosas, cuáles han sido sus causas. Por qué nos afectan tanto. Y cuáles serán sus consecuencias.
No se trata de coaching. Se trata únicamente de aprender a sentarse a escucharse a uno mismo y a los demás. Ser capaz de analizar qué ocurre a tu alrededor. Y, así, ser capaz de trabajar con la previsión, un modelo de realidad posible acerca del futuro.

Estos días me he equivocado mucho en varios ámbitos. No he estado centrado. Y ha afectado a mi capacidad de trabajo y a mis capacidades sociales. En algunos casos he tenido momentos difíciles. En uno en concreto he llegado a la frustración. Ha habido circunstancias que, irremediablemente, han afectado a mi capacidad de atención. Por suerte, de todo se aprende y en estos últimos días también he crecido mucho.

Mi método de trabajo personal es sencillo. Todo lo que trabajo tantas veces con los chavales de los scouts me lo aplico también a mí a diario. Con ellos siempre trabajo tres puntos fundamentales en los que apoyamos todo el trabajo. Estamos intentando darles una educación en valores, y lo primero es que nos construyamos de forma sólida como personas. Hoy comparto esta herramienta con vosotros, por si os pudiera ser de utilidad:

  • Actitud. La actitud es muy importante en la vida. Siempre, ante una situación, tenemos que revisar nuestra actitud. Si, por ejemplo, estamos invitados a un evento social en el que no nos apetece a priori participar, podemos analizar nuestro sentimiento hacia ese evento y modificar nuestra actitud. No es lo mismo ir en modo yo no debería estar aquí que en modo me lo voy a pasar lo mejor posible y voy a intentar conocer a gente, por ejemplo.
  • Enfoque. Tenemos que tener siempre claras nuestras metas. Si parecen lejanas, debemos acortarlas. Si el camino es tortuoso, debemos allanarlo o decidirnos por otro camino. Tenemos que tener claro, en cualquiera de los casos, que siempre hay, al menos, dos opciones para afrontar un problema. Debemos tomar un camino u otro teniendo en cuenta que, sea lo que sea lo que hagamos, tendrá una causa y unas consecuencias. Debemos evaluarlas y valorarlas antes de dar cada paso.
  • Coherencia. Ah, la coherencia. Es muy sencilla. Simplemente, lo que dices y lo que haces tienen que corresponderse.

En resumen, tener claras las metas y hacer lo más cómodo posible el camino. Y, muchas veces, algo falla. ¿Por qué? Por un tercer punto, el más importante.

Todo en la vida es complementario. Si quieres que confíen en ti, tienes que demostrar también esa confianza. Si quieres que te respeten, debes respetar a los demás. Si quieres que hablen contigo, debes también hablar con los demás. Si quieres que se abran contigo, tienes que abrirte a los demás.

Parece una cuestión sencilla. De hecho, la más sencilla del mundo. Y ahora, mirad a vuestro alrededor. Poneos a analizar. ¿Cuánta gente coherente tenéis a vuestro alrededor? ¿Cuánta gente a la que no hayáis escuchado el manido haz lo que yo diga pero no lo que yo haga?
Los pocos que encontréis serán casi seguro personas carismáticas y respetadas que cumplen, también, una de las máximas scouts: predicar con el ejemplo.
El respeto y la confianza no se ganan en una tómbola. No se consiguen a base de dinámicas de grupo. Se consiguen tratando a los demás como personas y como iguales. Y cuántas veces nos dejamos llevar por la prepotencia de un status o posición, creyéndonos mejores, y cuántas otras se nos olvida que la gente de nuestro alrededor también son personas, independientemente de su edad. Cuántas veces perdemos el respeto y la vergüenza.

Después de una semana en la que perdí parte de la actitud y casi todo el enfoque (y en la que Logan se ha llevado la peor parte) vuelvo a la carga. El periodo de reflexión terminó, y todo vuelve a estar en su sitio. Restablecido y reforzado.

Quizá, como dice Earl, todo es cuestión de karma. Después de años realizando un trabajo, lo he terminado con una sensación agridulce. Con la sensación de que no lo había hecho bien, de que había quedado a medias porque una parte de las personas con las que trabajaba ni siquiera han entendido qué es lo que estaba haciendo. Craso error. Después de volver a analizarlo todo, me doy cuenta de que fue un trabajo bien hecho. Y, en gran parte, está dando sus frutos. Puedo estar más que orgulloso de todo el esfuerzo, las horas y las ganas dejadas en el proyecto. Y, por supuesto, he aprendido mucho. En esta vida, como ya me ha demostrado innumerables veces, poco enseñan los éxitos y mucho los fracasos.

El motivo de mi frustración ha sido ese grupo de personas con el que, por desgracia, las esperanzas fueron vanas. Analizándolo quizá llegue a algunas buenas conclusiones de cómo podría haber trabajado con ellos para poder utilizarlo en algún grupo futuro. Al final, se resume en que la motivación fallo. No había ninguna meta que alcanzar. La actitud, contraproducente. Las ilusiones se fueron apagando. También las grandes expectativas. Poco a poco, llegó la decepción. Por último, el fracaso. Me dio por pensar que el problema de actitud y enfoque podría ser mío. Y me encontré esperando nada.