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La cuarta vez que expuse en una WordCamp, allá por el año 2009, no lo hice solo. De nuestro equipo hablábamos los tres, y en su primera vez Rocío me pidió que le echara una mano con su ponencia. Esa ponencia a dos manos tuvo reacciones curiosas. En esa WordCamp, los comentarios del público hicieron que pensara mucho acerca de cómo hacíamos las cosas y cómo debíamos hacerlas en la interacción ponente-público. Y mi charla en solitario, con la que masacré una charla que vino inmediatamente después, también hizo que me empezara a plantear algunas cuestiones acerca de la organización.

Cuatro años y muchos eventos después, después de haberlas puesto en práctica y haberlas perfeccionado bastante, y aprovechando que empieza de nuevo la temporada de eventos, las comparto con vosotros.

El anfitrión o anfitriones

Un anfitrión en un evento tiene mucho trabajo. Si bien es el centro de muchas cosas, durante el evento tiene que estar lo más disponible posible y rodearse de muy buena gente para que todo llegue a buen puerto. Aquí van las ideas que he ido recopilando a lo largo del tiempo.

• El anfitrión es sólo el impulsor de una idea. Es todo un equipo el que la desarrolla. La flexibilidad en ciertos aspectos es imprescindible.
• Delegar es importante. Todo lo que no sea imprescindible que lo haga el anfitrión, hay que delegarlo. No es que el anfitrión no haga nada. Es que tiene la obligación de controlar la visión global del conjunto. Y si está ocupado todo el tiempo en tareas menores (aunque imprescindibles) , pierde esa perspectiva.
• Tiene que procurarse un equipo y un cuerpo de voluntarios bien preparado y dispuesto. Los voluntarios son imprescindibles. Sin ellos y sin su disposición ningún evento saldría tan bien como salen.
• Hay que cuidar detalles con el equipo y los voluntarios. Camisetas, comida, espacios de relax, horarios cerrados desde el primer momento para que puedan organizarse…
• Siempre que se pueda, hay que procurar tener una sonrisa y, sobre todo, no transmitir estrés. El anfitrión debe ser quien ofrezca paz y tranquilidad al resto del equipo.
• Cuida que tus expectativas sean siempre sobre elementos cerrados y confirmados, bien seguros. Es siempre mejor que tus asistentes se lleven una grata sorpresa, a que se vayan a casa con un sentimiento de frustración.  Algo tan simple como esto puede decidir la continuidad de tu evento.
• Haz encuestas en la web. Hay gente que puede no querer contar cosas, pero que puede proponer temas interesantes. Permite que los propongan y, en caso de ser interesantes, busca un ponente que los cubra. Así no sólo tu evento será más rico, sino que estarás dándole un medio de participación a tus asistentes.

Sobre los espacios:

• Mi experiencia dice que se debe intentar procurar un espacio de networking o usos múltiples para las post-charlas.

Durante el evento:

• El anfitrión debe estar lo más disponible posible.
• A ser posible, debe asistir a todas las charlas. Si hay dos salas, debería haber al menos dos anfitriones que puedan realizar ese trabajo.
• En las charlas, el anfitrión tratará de poner en valor al ponente, sirviendo de apoyo para hacer preguntas sobre puntos que no han quedado claros (para que la audiencia se entere mejor) y aclarando cuestiones que no se refieran al campo que cubre el ponente. Es el momento de hacer valer nuestra experiencia (o nuestra preparación previa sobre el tema –ver sección de equipo–), haciendo que el ponente luzca.
• En todo momento  se cuidará que el ponente sea el protagonista de la charla, nadie más. No permitas las reflexiones, sólo preguntas, en el tiempo de preguntas.
• Se intentará procurar un espacio donde, si quieren seguir la conversación, puedan hacerlo. De esta forma, si se pregunta algo que conllevaría demasiado tiempo o que necesitara de otros medios no disponibles en la sala en ese momento, se puede resolver inmediatamente después en las zonas habilitadas al efecto. El anfitrión hará de catalizador proponiéndolo en el momento.

El equipo y los voluntarios

El equipo tiene labores fundamentales dentro del evento. A las que tenga asignadas dependiendo del tipo de evento, yo sumo las siguientes:

•  El equipo debería revisar todas las ponencias con algún tiempo de antelación. De esta forma,
  • evitarán que se pisen contenidos, permitiendo además a los ponentes tener más tiempo para desarrollar otras ideas o conceptos evitando la repetición.
  • permitirá tener todas las ponencias disponibles antes del evento, lo que es una ventaja organizativa a la hora de preparar las proyecciones o vídeos.
  • permitirá que los anfitriones o el equipo de apoyo (a veces denominado sombra) se puedan preparar el contenido en caso de tener que sacar de un apuro a algún ponente poco experimentado.  Los nervios a veces traicionan y no está de más tener a un equipo preparado que te pueda hacer de backup.
• El equipo debe salir de fiesta/cena al menos la noche antes del evento. No es casualidad que en muchos eventos haya una cena de voluntarios la noche antes de empezar el evento. La confraternización y la confianza es un elemento de valor incalculable a la hora de trabajar bajo presión.
• Para absolutamente todo, tened un plan B. Nosotros en nuestros eventos hemos aprendido que, para las cosas críticas, es bueno tener hasta plan C y D. Es suficiente con un protocolo de ejecución.
  • El ejemplo más común. Wi-Fi falla. Para cubrir a todos los asistentes necesitaríamos comprar (número) modem USB de (marca) con tarjeta (características). El mapa de ubicaciones sería (éste). Los anunciaríamos en twitter y en (pantallas, ubicaciones, impresiones en papel). La configuración para los modems es (configuración). Tendría un coste de (coste). Están disponibles en (tienda1) y en (tienda2). Los horarios de las tiendas son (horarios). En caso de ocurrir el domingo, utilizaríamos las redes móviles de los organizadores y equipo. (configuración de las redes).

El ponente

Durante mucho tiempo fui de los que decían si sé de lo que voy a hablar. Hago las transparencias y luego allí las cuento. Luis ha conseguido, con el paso de los años, que ensaye mis ponencias. En este punto concreto, momento de iluminación fue ver cómo Lontzo Sainz se preparaba para presentar EBE Euskadi.

• Prepara tu ponencia con tiempo. Date tiempo a releerla dos o tres veces, con algo de perspectiva, para mejorar su contenido.
• Ensaya. Por muy controlado que lo tengas, vas a hablar delante de un montón de gente que en ese momento están ahí para escucharte. Muéstrales respeto y llévalo todo lo preparado que puedas.
• Ensaya. Sí, otra vez. Esta vez, para controlar el tiempo. Si no va a caber todo, recorta.
• Es mejor dos ideas bien explicadas que muchas ideas poco claras.
• Deja claro lo que sabes, ejemplifica, y aprovecha el poder de la imagen. Una de las mejores charlas que he visto en mi vida dura 4:17 minutos ( wat ).
• Asiste a las ponencias anteriores y entérate de qué van a contar los demás. En el último evento en el que estuve pude ver cómo alguien pasaba más de la mitad de su ponencia explicando algo a lo que se le había dedicado toda la ponencia anterior. Un evento es algo orgánico, montado con la participación de mucha gente. Si vas a llegar tarde o no vas a asistir al resto de ponencias, pregunta a alguien de organización si se ha hablado sobre los temas de los que vas a hablar y qué es lo que se ha dicho. Así podrás tratar a tu público como se merece.
• Ve con tiempo. No eres Beyoncé. Hay gente a la que le gustará compartir tiempo contigo, o preguntarte algo fuera de la sala. O presentarte una idea. O que le orientes en algo. O tomarse un café. ¡Pero eso no es todo! También conocerás a un montón de gente con la que querrás hablar y compartir tiempo. Un evento dura lo que dura el evento, más las noches intermedias. No sólo tu media hora de gloria.
• Comparte. Si la mitad de tus respuestas a las preguntas van a ser eso no te lo puedo responder, mejor no te subas al estrado. Esto no es una feria de exposición de productos. Es un espacio donde todos aprendemos de todos.
• Añade bibliografía y/o cita fuentes. Lo mejor de un evento como una WordCamp es que te vas a casa con contenido para seguir profundizando durante un mes o más.

Los asistentes

Los verdaderos protagonistas de tu evento son los asistentes. Cuídalos, mímalos, y haz que estén cómodos. Que aprendan. Que disfruten. Pero eso no significa que todo valga. Hay reglas, y no hay ningún problema por dejarlas claras.

• A un evento se va a aprender. Ve con la mente abierta.
• Vas a pasártelo bien. Si vas a ir al evento para criticarlo, mejor quédate en casa. Todos te lo agradeceremos.
• Está bien tener expectativas, pero recuerda que Murphy es un señor al que todos odiamos moderadamente. Tenlo en cuenta a la hora de ser crítico con la organización.
• Infórmate de lo que vas a ver. Las webs de los eventos suelen tener bastante información acerca de cómo van a ser las ponencias, charlas o talleres. Eso te ayudará a decidir y a saber qué es lo que vas a ver.
• Conectando con la anterior, no sólo los ponentes se preparan para el evento. Como asistente, conocer las ubicaciones y mapas, los ponentes, las charlas, y los espacios, es un trabajo previo que puedes hacer en casa. Así no te sentirás desorientado al llegar a tu evento y podrás disfrutarlo mucho más.
• Pregunta al ponente lo que quieras saber sobre el tema que ha expuesto. Un ponente puede saber de muchas cosas. Ha ido a contar cosas sobre un tema específico y es lo que han ido a escuchar el resto de los asistentes. Si tu pregunta es sobre otro tema, utiliza los espacios designados para networking.
• No hagas reflexiones. Si querías que el ponente y el resto de los asistentes te escucharan, la mejor forma de hacerlo era proponer una charla. No ocupes el tiempo de los demás. Es una falta de respeto hacia el ponente, hacia el resto de asistentes, y hacia la organización.

Espero que os sirvan para el futuro. Y si tenéis alguna más que añadir (que seguro que sí), los comentarios están abiertos.